Наш год — новый, учебный, астрологический и любой другой, какой вы только можете себе придумать, — всегда начинается с грандиозных планов. Планов громадье, а в итоге ничего не успевается и не реализовывается.
Правила тайм-менеджмента не работают. Дедлайны нарушаются. Куча начатых и незаконченных дел, недочитанных книжек, купленных, но так и не открытых изданий… Давайте с этим разбираться!
Основные правила планирования времени
1. Ни дня без плана!
Планировать нужно, чтобы понимать, куда мы движемся. Иначе будем бесцельно дрейфовать целый день и никуда не причалим. Некоторые советуют планировать день с вечера, другие — рано утром. Но то, что это нужно делать, — факт.
Попробуйте и утреннее, и вечернее планирование и решите, какое для вас удобнее. Уделяйте планированию ежедневно от 15 до 30 минут. Именно пишите — ручкой, в блокноте или на листочке. Тут действует принцип: записал — запомнил — выполнил.
2. Подводите итоги!
Не менее важен, чем планирование, контроль за собственным планом. Вы сможете проанализировать, что не так, понять, на что тратите время, и, возможно, уменьшить количество дел. Подводите итоги предыдущего дня, прежде чем планировать следующий.
А люди, которые никогда ничего не планировали или не знают, как разобраться в хаосе собственной жизни, могут посвятить неделю наблюдениям и записям: просто фиксируйте, что вы делаете, ничего не меняя. А уж выводы сделаете через неделю.
3. Составьте таблицу дел на месяц!
Предположим, вы хотите каждый день читать художественную литературу, заниматься английским, развить память, ходить на пробежку, следить за чистотой в квартире, уделять время хобби и т.д.
Но в итоге получается, что проходят дни, а вы ни одной книжки не прочитали, ни одного нового иностранного слова не выучили… Возьмите лист формата А4 и расположите его по горизонтали. Слева запишите в колонку все регулярные задачи и разлинуйте лист сверху вниз с учетом количества дней в месяце. Ежедневно отмечайте, что вам удалось сделать.
Можно, к примеру, зарисовывать «успешный» квадратик ярким маркером. В конце месяца подведите итоги и выберите себе награду, если в каждом пункте заштрихованный квадратик встречался минимум десять раз. Меньше трех — ищите дополнительную мотивацию и перекраивайте свой ежедневный план.
4. Делу – время!
Планируйте не просто дела, а время их выполнения. Иными словами, ограничивайте себя. Причем лучше чуть уменьшать, чем увеличивать. Тогда вы не будете подсознательно растягивать работу, а мобилизуетесь и быстро все сделаете за отведенное время.
Как только время вышло, заканчивайте работу и переходите к следующему пункту (не забудьте только сделать 10-15 минутную паузу). Даже если дальше по плану у вас отдых, не соблазняйтесь поработать еще чуть-чуть. Так вы постепенно приучите себя выполнять работу точно в срок.
5. Используйте календарь!
Важные дела — встречи, походы в кино, дни рождения — удобнее отмечать в телефоне. И параллельно в блокноте (см. следующий пункт). Также можно использовать телефон для составления списка дел (или держать в нем список покупок) и постепенно удалять сделанное.
Но вот для комментариев, заметок, быстрых пометок и записей новых идей телефон менее удобен. Хотя, возможно, это дело привычки. И если под рукой нет ничего другого, а вам в голову пришло что-то гениальное, просто включите диктофон и запишите свои мысли, пока они не «убежали». Кстати, записывайте все! Не стоит полагаться на свою память.
6. Купите планировщик!
Планировщик существенно отличается от ежедневника. В ежедневнике в поле вашего внимания обычно попадают два дня, а в планировщике — целая неделя. Мы мыслим, работаем и живем неделями, поэтому, хотя текущие планы нужны и важны, их все же лучше фиксировать и отслеживать в контексте недели.
С этой точки зрения планировщик станет для вас лучшим помощником. Кроме того, в нем можно записывать планы на месяц, год и даже на 5-10 лет (мы ведь ставим себе и долгосрочные цели).
Еще в нем есть страницы для заметок, иногда выделены листы для записи книг, которые вы хотите прочитать, или фильмов, которые намерены посмотреть, есть красивые наклейки, помогающие сделать планирование удовольствием и творчеством.
На первый взгляд планировщики выглядят по-детски и подойдут, разве что, школьникам и студентам, однако на поверку оказываются очень удобными и для бизнесменов. Не уверены, что вам подойдет планировщик?
Купите обычный школьный дневник (они сейчас тоже яркие и красивые, на качественной бумаге) и распланируйте месяц. Увидите: это удобно! А еще в школьном дневнике ограничено место, так что уж точно много не запланируете. Ровно столько, сколько успеете сделать.
7. Создайте свой идеальный органайзер!
Возможно, вы слышали о системе Bullet Journal. Ее идея заключается в том, что вы можете самостоятельно, исходя из ваших увлечений, целей, образа жизни и т.д., разработать собственный органайзер, он же дневник, он же ежедневник.
Создатель системы — веб-дизайнер и, видимо, по дизайнерской привычке предлагает не только составлять списки дел, но и маркировать их в зависимости от вида. У него есть своя система значков. Поначалу она может показаться сложной, но потом вы привыкните обозначать квадратиками, к примеру, встречи, кружочками — домашние дела, кружочками в квадратике — что-то еще.
Существуют подробные видеоинструкции о том, как вести Bullet Journal по стандартам его изобретателя. Но вы можете отойти от правил (особенно если творчество в вас бурлит) и ввести свою систему обозначений, а еще красиво оформить ваш Bullet Journal.
В общем, вам будет чем заняться в ближайшие несколько дней. Между прочим, подмечено, что создание своего органайзера успокаивает нервы. Отличная альтернатива валерьянке!
8. Попробуйте систему Pomodoro!
Ее суть заключается в том, что вы работаете 25 минут, потом 5 минут отдыхаете и так, сколько выдержите. Но после трех циклов рекомендуется сделать большой перерыв, минут на 20-30.
В Интернете масса Pomodoro-таймеров, так что вам не придется постоянно включать будильник на своем телефоне, а потом его выключать. Вам может показаться, что за 25 минут ничего не успеешь, однако это не так. К тому же ощущение быстротечности отведенного времени стимулирует вас работать, а не прохлаждаться.
Ну а за 5 минут тоже можно много успеть: и в туалет сбегать, и кофе налить, и даже пару звонков сделать. В пятиминутку можно поприседать или выполнить гимнастику для глаз. Возможно, эта система вам подойдет.
Еще один ее плюс в том, что она позволяет приблизительно рассчитать, какой объем работы вы можете выполнять за 25 минут. Впоследствии это поможет вам планировать время лучше.
9. Не отвлекайтесь! Ни на что!
Пока вы работаете, нет телефона, соцсетей и писем, срочно требующих ответа. Сосредоточьтесь только на задаче, которую вы должны выполнить. Существуют определенные методики, которые не дают отвлекаться во время работы.
Кстати, именно поэтому нужно ограничивать время работы — чтобы знать, когда вы наконец-то выдохнете. Понимание того, что вам придется сидеть над этим отчетом не бесконечно, очень вдохновляет на его скорейшее завершение.
Кроме того, переключение на другие дела, не связанные с работой, означает, что ваше внимание рассеивается, и вам уже нужно дополнительное время для повторного включения в процесс. В результате вы выполняете основную задачу дольше.
10. Умейте остановиться!
Любую работу можно совершенствовать до бесконечности. Находить более красивые слова и более выигрышные заголовки для статьи, более интересные интонации для выступления, новую литературу для диплома.
Сегодня проблема не в том, чтобы найти информацию, а в том, что с ней делать, как ее обрабатывать и использовать. И оказывается, что прочитать и просмотреть все невозможно! Так вы никогда не придете к финишной прямой.
Поэтому в данном случае перфекционизм — плохая черта. Хотите все успевать — станьте немного разгильдяем. «И так сойдет!» — тот принцип, который стоит взять на вооружение отличникам.
11. Работайте по четыре часа!
Даже если у вас 8-часовой рабочий день, знайте, что толк будет только от четырех часов. Ученые уже подсчитали, что по-настоящему эффективными мы можем быть именно столько времени в день. Не больше! Разбейте это время на три части, ведь мы не можем работать сосредоточенно более полутора часов.
К примеру, пусть это будут полтора, полтора и час. Не важно, в какое время суток вы будете делать работу, требующую от вас максимальной концентрации. В идеале — до 12:00 и после 16:00. В перерыве мы пребываем не в лучшей умственной форме.
Планируйте на эффективные четыре часа только те дела, которые требуют креатива, новых идей и творчества. А всю рутину, административную суету и техническую работу — словом, то, что не отнимает у вас слишком много энергии, — делайте не напрягаясь в оставшееся время.
12. Объединяйте однотипные дела!
К примеру, вы агент по рекламе и ваша работа состоит из звонков, отправки писем и встреч. Не пишите письмо после каждого звонка. Сделайте 20-30 звонков, потом 10-15-минутный перерыв, затем отправьте письма, а встречи запланируйте, к примеру, на первую половину понедельника и среды.
Наш мозг очень быстро выходит из режима максимальной концентрации, ему нужно время, чтобы переключиться с одного вида деятельности на другой. Поэтому не стоит заходить в почтовый ящик, как только вам пришло уведомление о новых сообщениях, и рваться к телефону по первому сигналу. Вы же не в пожарной части работаете!
13. Будьте гибкими!
В рабочем процессе мы все подвержены подъемам и спадам. И можем чувствовать себя по-разному. Да, мы можем лениться. Однако это не означает, что если у вас нет настроения, то допустимо на полдня зависнуть в соцсетях.
Быть гибкими — это понимать, что иногда наши планы нужно поддавать корректировке. Спокойно переносите и отменяйте дела, если в них уже нет необходимости.
Перестаньте тревожиться, если что-то пошло не так. Но обязательно контролируйте свое время, особенно, если речь идет о таких пожирателях, как «Фейсбук» и «Инстаграм». (Кстати, надеюсь, вы не вписываете в ежедневный план «Почистить зубы».)
Ну а уж если работать совсем невмоготу, всегда имейте под рукой список фильмов, которые хотели бы посмотреть. Не работается? Посмотрите хорошее кино!
14. Планируйте меньше!
Мы все знаем, что такое многозадачность. И списки наших ежедневных дел могут достигать 50 пунктов. Время не резиновое, и успеть все не по силам даже супермену. Поэтому посмотрите на свой to do list объективно. Вы действительно верите, что все это сделаете? И вам все это надо?
Вычеркивайте то, что не важно. Переносите на другие дни. Оставляйте в своем планировании воздух. А также выделите одну глобальную цель и соотнесите, как все, что вы намереваетесь сделать, повлияет в итоге на ее достижение.
15. Отдыхайте между делами!
Прежде чем переключиться на другой вид деятельности, остановитесь, сделайте 10-15-минутный перерыв. Не нужно из огня сразу бросаться в полымя. Очистите десктоп своего мозга, чтобы загрузить новую информацию.
Свежие мысли не заставят себя ждать! И помните о четырех волшебных часах. Если они прошли, то, сколько ни сиди, ничего гениального не высидишь.
16. Превратите работу в привычку!
Этот совет особенно необходим прокрастинаторам — людям, которые постоянно откладывают работу "на потом" и в аврале и стрессе делают все в последний момент.
Предположим, вы пишете книгу. И чтобы написать 200 страниц, вам нужно писать, к примеру, по пять страниц в день. Тогда за полтора месяца вы справитесь с задачей.
Но как же тяжело сесть за компьютер! А на следующий день тоже… Привычка формируется 21 день. Попробуйте через все «не хочу, не буду, голова болит, лень, сегодня праздник» каждый день в одно и то же время садиться и писать.
Причем делать это лучше утром, когда запас нашей силы воли максимален. К вечеру он уменьшится, и вероятность того, что мы будем выполнять намеченное, намного ниже.
Чтение, спорт и изучение английского тоже могут стать вашими привычками.
17. Не ждите!
Нам часто приходится чего-то ждать. Пришли на встречу, а клиент опаздывает. Приехали за полчаса до отправления поезда. Попали в очередь. Современные технологии позволяют провести время ожидания с пользой. Выполняйте параллельные дела! Почитайте. Повторите. Подумайте. Запишите. Позвоните. Или, так и быть, просмотрите ленту в «Фейсбуке».
18. Обозначьте приоритеты!
Все наши дела делятся на важные и те, которые могут подождать. Планируйте на день не более трех-пяти важных дел. А лучше даже одно-три. И занимайтесь этими делами все-таки в первой половине дня, когда наш умственный потенциал выше. И после 16:00, ведь до 18:00-19:00 мы тоже пребываем в неплохой интеллектуальной форме.
Вы можете понаблюдать за собой, чтобы выяснить, когда вы наиболее продуктивны, и составить собственный график. Это очень упростит вам работу. У вас больше не будет такого, что вы сядете работать, а делать это нет ни сил, ни желания, ни мыслей.
19. Добавьте вдохновения!
Никто не позаботится о нас, кроме нас самих! Поэтому создайте для себя атмосферу, в которой вам приятно работать. Чистый стол — правило номер один. Скопление бумаг нервирует и дезорганизует.
Нет времени разобрать бумаги? Сложите их в коробку. С вечера готовьте стол на завтра, убирая все ненужное. Ароматическая свеча, если вы любите, чтобы хорошо пахло. Большая чашка чая. Мотивирующая цитата. Фотография любимого. Окружите себя только приятным!
20. Развивайте свои способности!
Мы можем работать быстрее и быть при этом такими же или даже более эффективными. Подумайте, что способно повысить вашу скорость выполнения задач. Если вам необходимо обрабатывать много материала, возможно, стоит освоить технику скорочтения.
Список YouTube-каналов, сайтов, блогеров тоже поможет вам находить информацию прицельно, а не случайным образом. Развивайте память и концентрацию. Занимайтесь спортом. Делайте самомассаж. Эти полезные привычки, казалось бы не связанные с конечным результатом, обязательно благоприятно скажутся на вашей работе и успеваемости. Мы чуть не забыли о правильном питании — оно тоже необходимо для активности мозга.
21. Вставайте раньше!
Этот совет подойдет не всем, особенно не понравится он совам, привыкшим ложиться поздно. Но если вы действительно хотите преуспеть в самоорганизации и планировании, просто попробуйте хотя бы месяц ложиться и вставать раньше.
Ранний подъем (в 5:00-6:00) гарантирует вам высокую производительность. И, помня о том, что мы эффективны всего четыре часа в сутки, к полудню вы уже выполните основные задачи и перейдете к второстепенным.
22. Планирование для творческих людей.
Творческие люди не любят, когда покушаются на их свободу. В их представлении планирование нарушает границы «Я». Именно творческие люди чаще всего саботируют свои планы.
Попробуйте составлять планы и расписывать не весь день поминутно, а несколько ключевых задач и определять время выполнения только для них. А остальную часть дня посвящайте чтению, обдумыванию, общению и прогулкам.
23. Медитация и концентрация.
Прокрастинаторам со стажем и всем, кто с утра до вечера принимает гигабайты информации, порой бестолковой, ненужной и даже вредной, советуем делать упражнение на концентрацию.
Можете называть это медитацией, если хотите. Простейшее, что можно сделать, — 5 минут посидеть в тишине, закрыв глаза. Заведите будильник. Не думайте ни о чем. Как только мысль приходит вам в голову, сразу отбрасывайте ее. Вы удивитесь тому, как много всего крутится у вас в мозгу: просигналила машина, хлопнула дверь, включили телевизор, соседи снизу ругаются, «Надо бы купить фрукты», «В чем завтра пойти?»…
Но ваша задача — безмыслие, освобождение от думания. Увеличивайте время пребывания с собой на одну минуту в день и доведите его до 15 минут. Прочтите хотя бы несколько книг из нашего списка книг по медитации и увидите свою жизнь с другой стороны.
24. No more Facebook!
Сколько времени вы проводите в соцсетях, туда-сюда листая ленту? Подвержены ли сиюминутному влиянию YouTube, предлагающего посмотреть ролик? Легко ли вам сказать «стоп» своему зависанию в Интернете? В транспорте вы постоянно рассматриваете картинки в «Инстаграме»?
Современное поведение в Сети похоже на безвольное пожирание продуктов. И то и другое приводит к засорению — не важно, мозга или тела. Установите для себя ограничения: не больше 15 минут утром и столько же вечером на то, чтобы посетить соцсети.
Это не относится к тем, чья работа напрямую связана с социальными медиа. Хотя, если вы относитесь к их числу, проверьте, так ли уж влияет на результат ваша активность в Сети.
25. Отдыхайте!
Мы не роботы. Нам нужно отдыхать, высыпаться, переключаться с одной деятельности на другую (это, кстати, лучший отдых в течение дня). Однако и отдых надо планировать.
Спите не меньше 8 часов в сутки. Работайте блоками по полтора часа, а затем на полчаса переключайтесь на что-то другое. Обязательно делайте большой перерыв — на один-два часа. Помните, что отдых тоже может быть полезным, развивающим и дающим новую информацию, которую вы потом используете в своей работе.
Успешного вам планирования!
Источник: Oксана Аксенoва
Обсуждения 25 правил планирования времени