Время и бизнес

Бегать быстрее по все более сужающемуся кругу

Наиболее популярная форма менеджмента времени. Старший менеджер является самым горячим ее поклонником. Его представители полагают, что до предела загруженный рабочий график с двумя сотнями электронных сообщений в день л ежевечерними деловыми ужинами служит признаком значительности и деловитости. Опоздания на встречи призваны служить лишним доказательством важности собственной персоны и крайней занятости. Никакой это не “менеджмент времени”, а лишь свидетельство желания потрафить своему тщеславию, подмена производительности и эффективности бездеятельной активностью. Примеру старшего менеджера следуют младшие менеджеры, и в итоге офис кишит людьми, отчаянно гоняющимися друг за другом.

Стандартный способ трезвой оценки ситуации — присмотреться, чем менеджеры занимаются в течение дня. Старый добрый метод анализа трудовых движений и затрат времени. Начать, кстати, можно с самого себя. Как-то я обратил внимание на одного менеджера среднего звена, пользовавшегося большим уважением как человек, умеющий делать дело и улаживать проблемы. Вот чем были заполнены восемь часов его рабочего времени:

Восемьдесят два телефонных звонка. Семьдесят четыре из них были либо входящими, либо исходящими, но касались решения вопросов, возникших после предыдущих входящих.

Шестьдесят три очных контакта. В пятидесяти девяти случаях речь шла о решении внутренних вопросов. Четыре касались организации поездки на следующую неделю.

Три официальные встречи, организованные не им. Там решались вопросы других людей. Он опоздал на все.

Между телефонными переговорами, очными контакта ми и встречами у него не было и двух минут свободного времени. Эти минуты он использовал на чтение или подготовку ответов на более семидесяти по лученных им за день сообщений электронной почты.

К концу дня колеса у бизнеса не отвалились, но он и Ни на йоту не продвинулся вперед. Теперь такой вопрос к Менеджеру: он что, только и следит, чтобы колеса оставались на месте, или еще и пытается придать бизнесу поступательное движение? Как тревожный сигнал следует воспринимать следующие признаки:

- фрагментация времени: недостаточная концентрация на нескольких вопросах;

- не активная, а реактивная повестка дня;
- фокус, обращенный внутрь, а не вовне;
- подготовка отчетов и улаживание вопросов, а не внесение предложений и работа над их реализацией.

- Оцените с использованием этих четырех критериев собственное время.

Расторопность

Набор средств — от банальных до действительно полезных. Всякому, кто становился объектом сиюминутного менеджмента, хорошо известно, насколько он раздражает. Избитый и неискренний утренний комплимент, призванный служить мгновенной мотивации на весь последующий день, — самый простой пример.

Концепция “качественного времени” — фикция. Пятнадцать минут перелистывания с трехлетним малышом книжки комиксов не заменит полноценного общения отца с ребенком. Есть дела, хорошее выполнение которых требует времени.

Другие проявления расторопности вполне оправданны. Небесполезно следовать ряду базовых правил. Экономить время поможет работа с каждым документом один-единственный раз, привычка всякое дело сразу доводить до конца. Но никакая расторопность вас не спасет, если вы делаете не то, что нужно.

Эффективность

Старый калифорнийский друг навестил президента Рональда Рейгана в Белом доме. Они вместе пообедали в непринужденной обстановке, потом сыграли партию в гольф. Президент предложил приятелю заглянуть к нему вечером снова. Тот был удивлен: “У тебя что, не будет никаких встреч? Разве тебе не надо вершить судьбы страны?” Президент выглядел удивленным и ответил: “Да нет. У меня достаточно компетентная команда. Она и займется всем, что нужно”.

Работа день и ночь напролет не является непременным условием успеха. Все мы знаем людей, которые отнюдь не выглядят трудоголиками и между тем прекрасно преуспевают. Способность добиваться успеха, при этом не забывая о себе, определяется тремя составляющими:

компетентностью в какой-либо сфере (Рейган был непревзойденным мастером общения), которая достигается концентрацией усилий на избранном предмете, и неподдельной увлеченностью;

щедрым делегированием. Определите, что именно не является вашей сильной стороной, и предоставьте заниматься этим другим людям. Не бойтесь делиться славой. Так будет лучше для бизнеса, а значит, и для вас;

концентрацией на главном. Имейте ясные личные цели, и это поможет руководствоваться четкой системой приоритетов во всем, что вы делаете.

“Менеджмент времени” — на 10% эффективность того, чем вы занимаетесь, и на 90% — понимание, чем вам заниматься не следует.

Компания должна помочь персоналу рационально использовать время. На элементарном уровне это может означать, скажем, организацию диспетчерской службы, которая освободит персонал от исполнения рутинных административных процедур внутри структуры. В более широком смысле речь Дет о правильной организации работы в целом.

При оценке использования времени торговым персоналом обычно обращаю внимание на следующее. У продавцов на личное общение с клиентами редко уходит больше 10% рабочего времени. Если бы остальные 90% использовались на подготовку к контактам и поиск новых потенциальных клиентов, это было бы приемлемо. Обычно же 90% времени уходит на внутренние встречи и собрания, переезды и оформление клиентских документов.

Нередко продавцы охотно мирятся с таким положением дел. Всем прочим заниматься легче, чем основным своим делом — продажами. Большая часть сопутствующей работы может быть ликвидирована либо передана для исполнения административному персоналу.