Как правильно общаться по телефону

Телефон был придуман для удобства общения на расстоянии и со временем, появилось множество различных аппаратов на различный вкус. Казалось бы, что для человека, самое трудное – это создание телефонного аппарата, т.к. он имеет сложную схему, но со временем выяснилось, что многим людям трудно пользоваться им, они чувствуют некий дискомфорт при общении, какой-то невидимый барьер. Поэтому, очень важно, научиться правильно пользоваться телефоном, это потом поможет вам в дальнейшем, в вашей работе, при общении с людьми.

По мнению одного из американских ученых, Дэвида Льюиса, главный секрет заключается в способности контролировать свои эмоции при разговоре и способности определять природу звонка.

Начнем с того, как контролировать свои эмоции. В первую очередь не нужно бояться, от этого все ваши мышцы напрягаются, и голос ваш меняется, создается впечатление, что вы слишком грубый и эмоциональный человек. Поэтому постарайтесь расслабиться с помощью нескольких упражнений:

- постарайтесь привести свое тело в напряженное состояние, сожмите пальцы и на ногах, и на руках, сделайте глубокий вдох и начните считать до пяти;

- затем начните постепенно выдыхать и расслаблять свое тело;

-  повторите эту же процедуру еще один раз, при этом постарайтесь не сжимать зубы;

- несколько секунд дышите спокойно, расслабьтесь

- ненадолго представьте, что находитесь на берегу океана, что слышите шум прибоя, загораете лежа на горячем песке

Давайте теперь поговорим о том, как побороть свой страх перед телефонной трубкой.

Для того чтобы это сделать в первую очередь перестаньте разговаривать с телефонной трубкой и мысленно представьте что ваш собеседник сидит напротив вас, представляйте как он реагирует на каждое ваше слово. Если вам сложно это сделать, то можете просто поставить фото вашего собеседника и разговаривать с ним.

Можете также жестикулировать, так как вы это обычно делаете при живом разговоре, это поможет снять ваше напряжение.

Имея очень важный и серьезный разговор по телефону, не стоит его постоянно откладывать, т.к. рано или поздно этот разговор состоится. Поэтому вам лучше самим позвонить и начать его, при этом вы будете иметь преимущество перед собеседником, которое заключается в следующем:

- вы, начав разговор первым, невольно подчиняете себе собеседника, который, по крайней мере, слушает вас, оторвавшись от других дел;

- вы задаете тон и тему разговора, которая интересует именно вас;

- и можете закончить разговор именно тогда, когда захотите вы, и при этом не рискуете обидеть собеседника, т.к. инициатива начать разговор была вашей.

Перед тем как позвонить, вы должны четко определить для себя, что вы будете говорить и чего хотите добиться в конце разговора. Если вы считаете, что еще не готовы, или слишком взволнованы, чувствуете себя усталым, то этот разговор лучше отложить. Тем самым вы сможете немного успокоиться и избежать бессмысленного разговора, который не даст никаких результатов, а наоборот усугубит ваше положение.

Старайтесь говорить как можно увереннее. Для этого вы можете даже привстать, это дает ощущение власти над собеседником и помогает сосредоточиться.

Если разговор направлен на выполнение каких-то расчетов, анализа цифр, то лучше приложить трубку к правому уху. Возникает вопрос почему? Если объяснять научно, то звуковые импульсы, поступающие в правое ухо, быстрее доходят до левого полушария вашего мозга. А левое полушарие, как известно, отвечает за анализ и распознавание неоднозначной и сложной информации.

Если же разговор завязался на слишком эмоциональном уровне, то лучше поднести трубку к левому уху, тогда звуковые сигналы будут быстрее доходить до правого полушария головного мозга, которое больше отвечает за анализ эмоций на интуитивном уровне.

Как правильно вести беседу на сложные и неприятные темы

Каждый из нас сталкивался или столкнется с теми разговорами, которых мы больше всего боимся и избегаем. Но говорить все равно надо, и чтобы как-то вам помочь, хочу дать вам несколько советов:

- постарайтесь сами позвонить и начать разговор, как только вы почувствуете, что готовы начать его, при этом беря инициативу в свои руки, вы как-то сможете скрыть свой страх и неуверенность;

- не нужно ходить вокруг да около, говорите четко  и по существу

- если вам задали неожиданный вопрос, на который вы затрудняетесь ответить, то лучше не рисковать и не торопиться, лучше все хорошо обдумать и потом уже дать ответ.

- по окончании разговора еще раз убедитесь в том, что вы добились поставленной цели, и услышали то что вам сказали, а не то что вам хотелось бы слышать.

Рассмотрим несколько типов неприятных разговоров:

1.    Чтобы добиться выплаты долга от клиента, не нужно начинать разговор о его здоровье, лучше сразу переходить непосредственно к делу. Это будет выглядеть правдоподобнее и деловито. Если вы не можете просто требовать выплаты, то тогда можете, излагая факты, и точные цифры, как бы подтверждать покупку и напомнить о сроках выплаты.

2.    Если вы заранее знаете все отговорки вашего собеседника, то постарайтесь заранее найти на них ответы. Если вам скажут, что все счета оплачены, то предупредите, что будет проверка, и в случае не обнаружения платежа вы имеете право вновь его потребовать.

Главное в этой ситуации сохранять спокойствие и не обращать внимания на крики и угрозы. Дайте своему собеседнику немного остыть, отвечая ему односложными фразами и не пререкаясь с ним. Не нужно сразу же пугаться и брать всю вину на себя, при этом  дико  извиняясь. Просто проанализируйте всю полученную информацию и постройте определенную картину в голове, оцените реальную степень вашей вины без преувеличений. А затем перезвоните и постарайтесь все спокойно объяснить.

Прежде чем звонить, определите вашу цель и результат, которого вы хотите добиться.

Вспомните все факты, которые способны обосновать ваши претензии и подтвердить вашу правоту. Если с вами начнут спорить, то старайтесь,  не меняя тона, твердить свое и отстаивать до конца свои права и свою точку зрения. Не переходите на личности и не теряйте самообладания. Старайтесь говорить с тем, в чьих руках непосредственное решение вашей проблемы.

Таких и похожих на них ситуаций в жизни множество, и справляться со всеми трудностями стоит, чем пытаться избегать их. Надеюсь, что после прочтения этой статьи вам станет намного легче преодолевать свой страх и решать многие проблемы.