10 дзен-привычек для полного порядка в делах

Каждый, кто ищет способ успевать все и рассматривает системы продуктивности, рано или поздно сталкивается с системой GTD – Getting Things Done. В русском переводе она известна под названием «Как привести дела в порядок», по одноименной книге. Хотя куда правильнее было бы назвать ее «Как доводить дела до конца», ведь GTD именно об этом.

Но дело сейчас не в названии, а в том, что при внедрении этой замечательной системы человек сталкивается с ощутимой проблемой: за один момент ему надо перестроиться и внедрить в свою жизнь новую систему управления делами. Если вы уже пробовали GTD, и она не пошла, или хотели бы попробовать, но вас смущает необходимость резко перекраивать свою повседневность, есть альтернативная схема – ZTD, Zen to Done.

Автор ZTD Лео Бабаута предлагает мягкий переход к системе управления дел. Он выделяет десять ключевых привычек, которые помогут вам прийти к гармоничной повседневности, и предлагает внедрять их постепенно. Сам автор советует отрабатывать каждую привычку ровно месяц, а потом уже внедрять следующую, но мы же с вами понимаем, что у каждого – свой темп. Да и внедрение за 10 месяцев многих может демотивировать. Так что мы советуем подбирать собственное расписание.

Но давайте сначала вспомним (или узнаем), в чем вообще заключается суть GTD.

Одна из самых растиражированных систем продуктивности. Кто только ее уже не обкатывал и не адаптировал. Но от этого она не становится хуже. Скорее, наоборот. Многочисленные вариации GTD гарантируют, что вы сможете подобрать свой вариант. И, вполне возможно, это будет именно ZTD.

Главная цель GTD – разгрузить вашу голову. Система предусматривает папку «входящих», куда вы сбрасываете все идеи, задачи, планы, заметки, ссылки и вообще все. Потом папка сортируется, и каждая задача проходит через три фильтра:

А все, что прошло через три фильтра, распределяется уже по тематическим папкам. Система довольно простая и действенная.

Лео Бабаута пересмотрел принципы GTD, больше заострил внимание на фокусировке, эмоциональной стороне вопроса и на том, как плавно перейти к системе продуктивности. И вот его десять привычек:

Главный принцип работает и тут. Первое, к чему нужно себя приучить – все записывать. И делать это не на салфетках и чеках, а в одном месте. То есть начать нужно с решения: где я буду вести записи так, чтобы сохранять мобильность? Один выберет программу в телефоне, а другой – легкий блокнот с ручкой, который всегда будет под рукой. У первого варианта есть неоспоримое преимущество: шанс, что вы уйдете из дома без телефона, гораздо ниже, чем вероятность того, что вы забудете блокнот.

Вторая привычка, без которой система сразу рухнет – обработка входящих. Лео рекомендует делать это раз в день, но можно и чаще, если есть такая необходимость. Людям с большой загрузкой или представителям творческих профессий точно необходимо делать сортировку 2-3 раза в день, иначе она быстро превратится в свалку.

Именно накапливание дел в списке часто отвращает людей от системы GTD: как подумаешь, сколько там задач невыполненных томится, папку открывать не хочется.

При внедрении GTD велик соблазн переключиться на героическое разгребание списка и быстрое выполнение текущих дел, которые вы закинули во «входящие». Лео напоминает, что это не должно отменять ваше планирование. Он советует выделять каждый день и каждую неделю три самых важных дела и непременно их выполнять даже в обход списка.

Самая важная привычка в ZTD, без которой посыплется вся остальная система. Делать одно дело за раз и полностью фокусироваться только на нем. Не отвлекаться даже на занесение идей во «входящие». Брать и делать. Звучит просто, но вы попробуйте!

Чтобы тратить на сортировку минимум времени и сил, вам понадобится привычка к систематизации собственных заметок. Систему можно выстраивать по хэштегам или карточкам, главное, чтобы она не была слишком сложной. ZTD направлена на то, чтобы максимально упростить процесс управления делами, а не создать вам сложную схему действий, на которую вы будете тратить время вместо того, чтобы заниматься непосредственно достижением целей.

Прекрасная организация «входящих» ничего не стоит, если дальше в вашей системе будет бардак и хаос. Все должно лежать по своим местам. Для каждой сферы жизни и для каждого направления работы должна быть своя папка или раздел. Если вы привьете себе эту привычку, то никогда больше не почувствуете давления хаоса над своим расписанием.

Привычка останавливаться, делать обзор проделанной работы, сверяться со своими целями и оценивать прогресс. Очень легко погрязнуть в списке входящих и потерять из вида конечную цель. Каждую неделю, каждый месяц, три месяца и каждый год нужно корректировать свое направление. Привычка оценивать результат и держать перед глазами целостную картину гарантирует успешное продвижение по карьере и в жизни.

Упрощайте все, что можно. Если в списке входящих есть крупные дела и задачи, разбивайте их на простейшие мелкие. Каждое действие в вашем ежедневнике должно быть простым и выполнимым. Это одна из самых важных дзен-привычек, которые советует нам привить Лео Бабаута.

Регулярность и последовательность – ключ к выработке любой привычки. Умение выстроить собственный режим (жесткий или гибкий – зависит от индивидуальных особенностей) – навык, который развивается не один месяц. Разработка режима может потребовать много усилий, времени и нервных клеток, но все это окупится с лихвой, потому что люди, работающие по четкому режиму, всегда на голову опережают тех, кто берется за дело творческими наскоками.

Привычка, ведущая к счастью. Она долговременная, и ее суть заключается в том, что вы должны постоянно искать те направления и задачи, которые вы делаете с запалом и удовольствием. Если развивать карьеру и хобби именно в ту сторону, которая зажигает вас страстью, то вы будете работать с удовольствием и азартом. При таком подходе совершенствоваться и обучаться гораздо легче и приятнее.

Освоив эти десять привычек, вы можете преобразить свою жизнь. Или можно взять на вооружение только некоторые из них, если они вписываются в вашу собственную систему продуктивности. Здесь нет строгих правил, потому что система ZTD – об осознанности, о комфорте и гармонии.