Про управление временем

Основная идея – научиться подразделять действия по важности и срочности.

Итак, прежде чем продолжить чтение, советую вам взять листок бумаги и нарисовать на нём обыкновенный квадрат.

Дальше разделите этот квадрат на четыре части и подпишите их в следующем порядке: левый верхний сектор  – важное и срочное; верхний правый – важное и несрочное; левый нижний – неважное и срочное; правый нижний – неважное и несрочное.

Все действия, которые мы совершаем в течение дня, попадают под одну из этих категорий. Основная проблема, которая возникает у людей, заключается в том, что они не могут верно идентифицировать важность и срочность своих действий, поэтому в целом их жизнь становится неэффективной.

Неспособность расставить приоритеты – это часть реактивной парадигмы сознания. В такой модели основная проблема заключается в том, что важные для человека вещи в каждый момент времени постоянно сменяют друг друга, в зависимости от того, что происходит в окружающем мире. Проще говоря, он постоянно подстраивается под внешние обстоятельства и расставляет приоритеты согласно мнению других людей, жизненным событиям, и так далее.

Кажется, что это эффективно, потому что человек всегда «на гребне волны», однако в таком случае его жизнь лишается цели и порядка. Его мечты просто растворяются под влиянием обстоятельств, и он не в состоянии их достичь, даже если очень этого хочет, потому что всегда появляется что-то «важное и срочное».

Босс задержал на работе, нужно срочно доделать проект потому, что ему так захотелось – человек не успел на выступление или день рождение своего ребёнка. Типичный ход в сюжете многих фильмов. Кто-то куда-то дёрнул и задача приобретает статус «важной и срочной», заменяя предыдущее содержимое этой клеточки.

В действительности, статус «важное и срочное» должны иметь те действия, которые имеют серьёзные последствия, если вы их не совершите. Похоже на «куда дёрнули – туда и бегу», но разница в том, что вы не заменяете одно на другое, а выстраиваете иерархию, в зависимости от времени поступления задачи.

Допустим, вы собираетесь на какой-то приём, но тут раздаётся звонок, где на другом конце провода ваш босс говорит, что сейчас заедет забрать у вас диск с рабочими файлами, которые нужны ему для завтрашней презентации.

Не нужно, положив трубку, сразу начинать искать этот диск, отбросив на второй план свою потребность подобающе выглядеть на мероприятии. Презентация только завтра, а вот приём уже через час. Сообщите вашему руководителю, что завезёте диск сами, но позже, когда вернётесь.

Важное и срочное нужно решать по мере поступления задач, пренебрегая кажущейся преобладающей важностью. Это даёт возможность выстроить свою жизнь более эффективно. Фактически, в эту категорию попадают все те вызовы, которые жизнь преподносит нам каждый день, но главное правило – не заменять одно на другое. Есть даже поговорка: за двумя зайцами погонишься – ни одного не поймаешь. Это как раз тот случай.

Следующее – важное и несрочное. Это цели, которые вы ставите заранее. Желание совершить что-то новое и чего-то достичь преобладает в этой категории. По сути, «важное и несрочное» — это то, что вы будете делать в те моменты, когда «важное и срочное» кончится.

Возможно, это какая-то работа в свободном режиме, дополнительные тренинги, чтение обучающей литературы. Все действия из этой категории направлены на создание новой жизни, которая вас интересует. О своих целях нужно подумать заранее, потому что судьба зачастую даёт довольно большой объём свободного времени для развития, переставая дергать разными неожиданными событиями.

Следующее – неважное и срочное. Это довольно сложный сектор, потому в него попадают вещи, которые для окружающих имеют значение, но вот для вас они не очень важны.

Допустим, ваш коллега уже долгое время собирается узнать о вашей новой машине, потому что сам думает над покупкой такой же, и хочет выслушать ваше мнение. И вот вы идёте по своим делам по коридору и сталкиваетесь с ним. Начинается разговор на тему вашей машины. В такие моменты от вас потребуется максимальное терпение, мягкость, лаконичность и способность вежливо отказать. Скажите: «Я сейчас занят, давай обсудим это позже. Я тебя найду, когда у меня будет время».

Важно не просто отмахиваться от людей, а действительно найти на них время и ответить на их срочные вопросы. Главное правило в этой категории – неважное для вас важно для другого. Вам не очень интересно рассказывать о своей новой машине, но человек собирается совершать довольно крупную покупку – помогите ему советом, когда будет возможность.

И последнее – несрочное и неважное. Самая простая категория, потому к ней относится только трата времени. Всё, что вы делаете в течение дня, без чего вы можете обойтись – всё находится в этом квадратике.

Просмотр телевизора в развлекательных целях, разглядывание дерева за окном, потому что скучно, сплетни по телефону и так далее. Все элементы, которые вы в состоянии идентифицировать как «ненужные сейчас», относятся к категории «несрочное и неважное».

Возможно, в какой-то момент разглядывание дерева будет важным, потому что вашему ребёнку дадут лабораторную работу, связанную именно с жизнью дерева, однако до тех пор это не несёт для вас никакой существенной пользы. Простая трата времени – это именно эта категория.

Итак, подведём итоги.

«Важное и срочное» — задачи, которые возникают неожиданно и от их исполнения зависит много будущих вещей. Основной принцип эффективности – соблюдать очерёдность в исполнении и не пренебрегать другими делами, которые тоже имеют такой статус.

«Важное и несрочное» — задачи, запланированные заранее. Это то, чем вы будете заниматься в свободное время, для улучшения качества жизни: строить дом, обучаться чему-то новому, воспитывать детей.

«Неважное и срочное» — в основном, это задачи, которые важны для окружающих, но для вас не несут большой пользы. Вопросы, консультации, просьбы о помощи – всё это относится к этой категории. Не отмахивайтесь от людей, но помогайте в действительно свободное время.

«Несрочное и неважное» — категория действий, которые просто тратят время. Главное идентифицировать их как можно быстрей, потому что порой кажется, что вы что-то получаете взамен, однако это совсем не так.